Ein digitales Schließfach von Arkevia ist ein Online-Speicherplatz, der von einem Arbeitgeber bereitgestellt wird und der Dokumente in digitaler Form (Lohnabrechnungen, Verträge, Bescheinigungen) empfängt und aufbewahrt. Im Gegensatz zu einem einfachen Cloud-Ordner erfüllt diese Art von Schließfach einen spezifischen rechtlichen Rahmen, mit Anforderungen an die Zertifizierung und die Aufbewahrungsdauer, die weit über die einfache Archivierung hinausgehen.
Digitales Schließfach und elektronische Archivierung: eine rechtliche Unterscheidung, die man kennen sollte
Die Verwirrung zwischen digitalem Schließfach und elektronischem Archivierungssystem (EAS) tritt häufig auf. Die beiden Werkzeuge fallen nicht unter denselben normativen Rahmen, und dieser Unterschied hat konkrete Auswirkungen auf den Wert Ihrer Dokumente.
Das digitale Schließfach wird durch Artikel L.103 des Post- und Elektronikkommunikationsgesetzes definiert. Es ist nach der Norm NF Z 42-020 standardisiert und kann die Zertifizierung NF 203 erhalten. Seine Funktion: dem Inhaber (dem Arbeitnehmer) seine Dokumente sicher zur Verfügung zu stellen.
Das EAS hingegen unterliegt der Norm NF Z 42-013 (ISO 14641) und der Zertifizierung NF 461. Es deckt den gesamten Lebenszyklus der Archive auf Arbeitgeberseite ab: Ablage, Speicherung, Nachverfolgbarkeit, programmierte Vernichtung. Arkevia erfüllt die Rolle eines Schließfachs für den Arbeitnehmer, ersetzt jedoch kein EAS für das Unternehmen.
In der Praxis profitiert ein Arbeitnehmer, der seine Lohnabrechnungen auf Arkevia einsehen kann, von einer sicheren Aufbewahrung mit Beweiswert. Der Arbeitgeber hingegen muss über ein eigenes konformes Archivierungssystem verfügen, um seinen steuerlichen und sozialen Verpflichtungen nachzukommen. Bevor man sich bei Arkevia einloggt, ist es nützlich zu verstehen, dass dieser persönliche Bereich nur einen Teil der Dokumenten-Kette abdeckt.
Einloggen ins Arkevia-Portal: Anmeldedaten, Geheimcode und Kontosicherheit
Der Zugang zum Arkevia-Schließfach erfolgt über das Portal myarkevia.com. Die Anmeldung basiert auf zwei verschiedenen Ebenen: den klassischen Anmeldedaten und einem geheimen Code für sensible Aktionen.
Anmeldedaten
Das Konto wird auf Grundlage einer Einladung des Arbeitgebers erstellt. Die E-Mail-Adresse und das Passwort, die bei der Anmeldung festgelegt wurden, bilden die erste Zugangsebene. Im Falle eines Vergessens bietet die Anmeldeseite ein Verfahren zur Rücksetzung per E-Mail an.
Geheimcode Arkevia
Der Geheimcode ist ein zweiter Faktor, der vom Passwort getrennt ist. Er wird vom Arbeitnehmer bei der ersten Anmeldung festgelegt und dient zur Validierung sensibler Vorgänge: Massen-Downloads, Änderung persönlicher Informationen, Löschung von Dokumenten. Dieser Code kann bei Bedarf direkt über das Portal zurückgesetzt werden.
Diese doppelte Authentifizierung schützt den Zugang, selbst wenn das Hauptpasswort kompromittiert ist. Einige Vorsichtsmaßnahmen verstärken die Sicherheit des Kontos:
- Ein einzigartiges Passwort wählen, das sich von denen für E-Mail oder andere Online-Dienste unterscheidet
- Ein geheimes Passwort festlegen, das weder das Geburtsdatum noch eine vorhersehbare Zahlenfolge enthält
- Die URL des Portals vor jeder Anmeldung überprüfen, um Phishing-Versuche zu vermeiden (die Adresse muss mit myarkevia.com beginnen)
Aufbewahrungsdauer der Dokumente auf Arkevia und neue gesetzliche Verpflichtungen
Die Aufbewahrungsdauer ist ein zentraler Punkt für ein digitales Schließfach. Arkevia bewahrt die digitalisierten Lohnabrechnungen für einen Zeitraum auf, der die gesetzlichen Anforderungen weit übersteigt und oft als lebenslange Aufbewahrung für den Arbeitnehmer angekündigt wird.
Das Gesetz Nr. 2026-534 vom 25. Juni 2026 zur Bekämpfung von Sozial- und Steuerbetrug hat Artikel L.102 B des Steuerverfahrensgesetzes geändert. Der steuerliche Aufbewahrungszeitraum für viele Dokumente mit Beweiswert wurde von 6 auf 10 Jahre für Dokumente, deren Frist nach dem 1. Januar 2027 abläuft, verlängert. Diese Verlängerung betrifft insbesondere Rechnungen.
Für einen Arbeitnehmer sind die auf Arkevia gespeicherten Lohnabrechnungen nicht direkt von dieser steuerlichen Maßnahme betroffen. Die Verlängerung des Zeitraums verstärkt jedoch das Interesse an einem digitalen Schließfach für alle Dokumente mit Beweiswert im Falle einer Kontrolle oder eines Streits.
- Die Lohnabrechnungen müssen mindestens 5 Jahre auf Arbeitnehmerseite aufbewahrt werden, aber Arkevia hält den Zugang weit darüber hinaus aufrecht
- Arbeitsverträge und -zusätze sollten während der gesamten Karriere archiviert werden
- Arbeitgeberbescheinigungen und Ausbildungszertifikate können Jahre nach ihrer Ausstellung nützlich sein, insbesondere für die Rente
Persönliche Dokumente auf Arkevia: Was das Schließfach über Lohnabrechnungen hinaus akzeptiert
Der Arkevia-Bereich beschränkt sich nicht auf die vom Arbeitgeber hinterlegten Dokumente. Der Inhaber kann auch eigene Dateien hinzufügen: Ausweisdokumente, Kontoauszüge, Quittungen, Diplome. Diese Dokumente profitieren vom gleichen Niveau an Verschlüsselung und Schutz wie die Lohnabrechnungen.
Diese Möglichkeit verwandelt das Schließfach in einen persönlichen Dokumenten-Zentralisierungsbereich. Ein Punkt, den man im Hinterkopf behalten sollte: Wenn der Arbeitnehmer das Unternehmen verlässt, bleibt der Zugang zum Schließfach aktiv. Die bereits hinterlegten Dokumente, egal ob sie vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer selbst stammen, bleiben einsehbar und herunterladbar.
Die RGPD-Konformität des Dienstes garantiert, dass der Arbeitgeber keinen Zugang zu den persönlichen Dokumenten hat, die vom Arbeitnehmer hinzugefügt wurden. Der Bereich bleibt strikt persönlich, auch wenn das Abonnement vom Unternehmen finanziert wird.
Das digitale Schließfach von Arkevia erfüllt somit zwei ergänzende Funktionen: den automatischen Empfang von HR-Dokumenten und die freiwillige Archivierung persönlicher Unterlagen. Mit der kürzlichen Verlängerung der steuerlichen Aufbewahrungsfristen ist es keineswegs nebensächlich, über einen sicheren und dauerhaften Raum für seine administrativen Dokumente zu verfügen.