Una caja fuerte digital Arkevia es un espacio de almacenamiento en línea, puesto a disposición por un empleador, que recibe y conserva documentos desmaterializados (nóminas, contratos, certificaciones). A diferencia de una simple carpeta en la nube, este tipo de caja fuerte responde a un marco jurídico preciso, con requisitos de certificación y duración de conservación que superan con creces el simple archivo.
Caja fuerte digital y archivo electrónico: una distinción jurídica a conocer
La confusión entre caja fuerte digital y sistema de archivo electrónico (SAE) ocurre a menudo. Ambas herramientas no pertenecen al mismo marco normativo, y esta diferencia tiene consecuencias concretas sobre el valor de tus documentos.
La caja fuerte digital está definida por el artículo L.103 del código de correos y comunicaciones electrónicas. Está normalizada por la norma NF Z 42-020 y puede obtener la certificación NF 203. Su función: poner a disposición del titular (el empleado) sus documentos de forma segura.
El SAE, por su parte, se rige por la norma NF Z 42-013 (ISO 14641) y la certificación NF 461. Cubre el ciclo de vida completo de los archivos del lado del empleador: ingreso, almacenamiento, trazabilidad, destrucción programada. Arkevia cumple el papel de caja fuerte para el empleado, pero no reemplaza un SAE para la empresa.
En la práctica, un empleado que consulta sus nóminas en Arkevia se beneficia de una conservación segura con valor probatorio. El empleador, por su parte, debe contar con su propio sistema de archivo conforme para cumplir con sus obligaciones fiscales y sociales. Antes de conectarse a la caja fuerte Arkevia, es útil entender que este espacio personal solo cubre una parte de la cadena documental.
Conexión al portal Arkevia: identificadores, código secreto y seguridad de la cuenta
El acceso a la caja fuerte Arkevia se realiza a través del portal myarkevia.com. La conexión se basa en dos capas distintas: los identificadores clásicos y un código secreto específico para acciones sensibles.
Identificadores de conexión
La cuenta se crea a partir de una invitación enviada por el empleador. La dirección de correo electrónico y la contraseña definidas al registrarse constituyen el primer nivel de acceso. En caso de olvido, la página de inicio de sesión ofrece un procedimiento de restablecimiento por correo electrónico.
Código secreto Arkevia
El código secreto es un segundo factor, distinto de la contraseña. Es definido por el empleado durante la primera conexión y se utiliza para validar operaciones sensibles: descarga masiva, modificación de información personal, eliminación de documentos. Este código se puede restablecer directamente desde el portal si es necesario.
Esta doble autenticación protege el acceso incluso si la contraseña principal se ve comprometida. Algunas precauciones refuerzan la seguridad de la cuenta:
- Elegir una contraseña única, diferente de las utilizadas para el correo o otros servicios en línea
- Definir un código secreto que no incluya la fecha de nacimiento ni una secuencia de números predecible
- Verificar la URL del portal antes de cada conexión para evitar intentos de phishing (la dirección debe comenzar con myarkevia.com)
Duración de conservación de los documentos en Arkevia y nuevas obligaciones legales
La duración de conservación es un punto central para una caja fuerte digital. Arkevia conserva las nóminas desmaterializadas durante un período que supera con creces los requisitos legales, a menudo anunciado como una conservación de por vida para el empleado.
La ley n° 2026-534 del 25 de junio de 2026 relativa a la lucha contra el fraude social y fiscal ha modificado el artículo L.102 B del Libro de procedimientos fiscales. El plazo fiscal de conservación de numerosos documentos con valor probatorio ha pasado de 6 a 10 años para los documentos cuyo plazo expira después del 1 de enero de 2027. Esta extensión afecta especialmente a las facturas.
Para un empleado, las nóminas almacenadas en Arkevia no están directamente afectadas por esta medida fiscal. Sin embargo, la extensión del plazo refuerza el interés de una caja fuerte digital para cualquier documento que tenga un valor probatorio en caso de control o litigio.
- Las nóminas deben conservarse un mínimo de 5 años del lado del empleado, pero Arkevia mantiene el acceso mucho más allá
- Los contratos de trabajo y anexos deben ser archivados durante toda la duración de la carrera
- Las certificaciones del empleador y los certificados de formación pueden ser útiles años después de su emisión, especialmente para la jubilación
Documentos personales en Arkevia: lo que la caja fuerte acepta más allá de la nómina
El espacio Arkevia no se limita a los documentos depositados por el empleador. El titular puede añadir sus propios archivos: documentos de identidad, extractos bancarios, recibos, diplomas. Estos documentos disfrutan del mismo nivel de cifrado y protección que las nóminas.
Esta posibilidad transforma la caja fuerte en un espacio de centralización documental personal. Un punto a tener en cuenta: si el empleado deja la empresa, el acceso a la caja fuerte sigue activo. Los documentos ya depositados, ya sean del empleador o del propio empleado, siguen siendo consultables y descargables.
La conformidad con el RGPD del servicio garantiza que el empleador no tiene acceso a los documentos personales añadidos por el empleado. El espacio sigue siendo estrictamente personal, incluso si la suscripción es financiada por la empresa.
Por lo tanto, la caja fuerte digital Arkevia cubre dos funciones complementarias: la recepción automática de documentos de recursos humanos y el archivo voluntario de documentos personales. Con la reciente extensión de los plazos fiscales de conservación, contar con un espacio seguro y duradero para sus documentos administrativos no es un asunto secundario.