Una cassaforte digitale Arkevia è uno spazio di archiviazione online, messo a disposizione da un datore di lavoro, che riceve e conserva documenti dematerializzati (buste paga, contratti, attestazioni). A differenza di una semplice cartella cloud, questo tipo di cassaforte risponde a un quadro giuridico preciso, con requisiti di certificazione e durata di conservazione che superano di gran lunga il semplice archiviazione.
Cassaforte digitale e archiviazione elettronica: una distinzione giuridica da conoscere
La confusione tra cassaforte digitale e sistema di archiviazione elettronica (SAE) si verifica spesso. I due strumenti non rientrano nello stesso quadro normativo, e questa differenza ha conseguenze concrete sul valore dei vostri documenti.
La cassaforte digitale è definita dall’articolo L.103 del codice delle poste e delle comunicazioni elettroniche. È normalizzata dalla norma NF Z 42-020 e può ottenere la certificazione NF 203. La sua funzione: mettere a disposizione del titolare (il lavoratore) i suoi documenti in modo sicuro.
Il SAE, invece, rientra nella norma NF Z 42-013 (ISO 14641) e nella certificazione NF 461. Copre l’intero ciclo di vita degli archivi dal lato del datore di lavoro: versamento, archiviazione, tracciabilità, distruzione programmata. Arkevia svolge il ruolo di cassaforte per il lavoratore, ma non sostituisce un SAE per l’azienda.
In pratica, un lavoratore che consulta le sue buste paga su Arkevia beneficia di una conservazione sicura a valore probante. Il datore di lavoro, da parte sua, deve disporre del proprio sistema di archiviazione conforme per rispondere alle sue obbligazioni fiscali e sociali. Prima di collegarsi alla cassaforte Arkevia, è utile comprendere che questo spazio personale copre solo una parte della catena documentale.
Accesso al portale Arkevia: identificativi, codice segreto e sicurezza dell’account
L’accesso alla cassaforte Arkevia avviene tramite il portale myarkevia.com. La connessione si basa su due livelli distinti: gli identificativi classici e un codice segreto specifico per le azioni sensibili.
Identificativi di accesso
Il conto viene creato a partire da un invito inviato dal datore di lavoro. L’indirizzo e-mail e la password definiti al momento dell’iscrizione costituiscono il primo livello di accesso. In caso di dimenticanza, la pagina di accesso propone una procedura di reimpostazione tramite e-mail.
Codice segreto Arkevia
Il codice segreto è un secondo fattore, distinto dalla password. Viene definito dal lavoratore al primo accesso e serve a convalidare operazioni sensibili: download di gruppo, modifica di informazioni personali, eliminazione di documenti. Questo codice può essere reimpostato direttamente dal portale se necessario.
Questa doppia autenticazione protegge l’accesso anche se la password principale è compromessa. Alcune precauzioni rafforzano la sicurezza dell’account:
- Scegliere una password unica, diversa da quelle utilizzate per la posta elettronica o altri servizi online
- Definire un codice segreto che non riprenda né la data di nascita né una sequenza di numeri prevedibile
- Verificare l’URL del portale prima di ogni accesso per evitare tentativi di phishing (l’indirizzo deve iniziare con myarkevia.com)
Durata di conservazione dei documenti su Arkevia e nuove obbligazioni legali
La durata di conservazione è un punto centrale per una cassaforte digitale. Arkevia conserva le buste paga dematerializzate per un periodo che copre ampiamente le esigenze legali, spesso annunciato come una conservazione a vita per il lavoratore.
La legge n. 2026-534 del 25 giugno 2026 relativa alla lotta contro le frodi sociali e fiscali ha modificato l’articolo L.102 B del Libro delle procedure fiscali. Il termine fiscale di conservazione di numerosi documenti a valore probante è passato da 6 a 10 anni per i documenti il cui termine scade dopo il 1° gennaio 2027. Questa estensione riguarda in particolare le fatture.
Per un lavoratore, le buste paga archiviate su Arkevia non sono direttamente interessate da questa misura fiscale. Tuttavia, l’allungamento del termine rafforza l’interesse di una cassaforte digitale per qualsiasi documento avente valore probante in caso di controllo o contenzioso.
- Le buste paga devono essere conservate per un minimo di 5 anni dal lato del lavoratore, ma Arkevia mantiene l’accesso ben oltre
- I contratti di lavoro e gli allegati dovrebbero essere archiviati per tutta la durata della carriera
- Le attestazioni del datore di lavoro e i certificati di formazione possono essere utili anni dopo la loro emissione, in particolare per la pensione
Documenti personali su Arkevia: cosa accetta la cassaforte oltre alla busta paga
Lo spazio Arkevia non si limita ai documenti depositati dal datore di lavoro. Il titolare può aggiungere i propri file: documenti d’identità, estratti conto bancari, ricevute, diplomi. Questi documenti beneficiano dello stesso livello di cifratura e protezione delle buste paga.
Questa possibilità trasforma la cassaforte in uno spazio di centralizzazione documentale personale. Un punto da tenere a mente: se il lavoratore lascia l’azienda, l’accesso alla cassaforte rimane attivo. I documenti già depositati, che provengano dal datore di lavoro o dallo stesso lavoratore, rimangono consultabili e scaricabili.
La conformità al GDPR del servizio garantisce che il datore di lavoro non ha accesso ai documenti personali aggiunti dal lavoratore. Lo spazio rimane strettamente personale, anche se l’abbonamento è finanziato dall’azienda.
La cassaforte digitale Arkevia copre quindi due funzioni complementari: la ricezione automatica di documenti HR e l’archiviazione volontaria di pezzi personali. Con l’allungamento recente dei termini fiscali di conservazione, disporre di uno spazio sicuro e duraturo per i propri documenti amministrativi non è affatto accessorio.