Een digitale kluis Arkevia is een online opslagruimte, beschikbaar gesteld door een werkgever, die gedigitaliseerde documenten (salarisstroken, contracten, attesten) ontvangt en bewaart. In tegenstelling tot een eenvoudige cloudmap, voldoet dit type kluis aan een specifieke juridische kader, met eisen voor certificering en bewaartermijnen die ver boven eenvoudig archiveren uitstijgen.
Digitale kluis en elektronische archivering: een juridische onderscheid dat je moet kennen
De verwarring tussen digitale kluis en elektronisch archiveringssysteem (EAS) komt vaak voor. Beide tools vallen niet onder hetzelfde normatieve kader, en dit verschil heeft concrete gevolgen voor de waarde van je documenten.
De digitale kluis wordt gedefinieerd door artikel L.103 van de post- en elektronische communicatiewet. Het is genormaliseerd volgens de norm NF Z 42-020 en kan de certificering NF 203 verkrijgen. De functie: de houder (de werknemer) zijn documenten op een veilige manier ter beschikking stellen.
De EAS valt onder de norm NF Z 42-013 (ISO 14641) en de certificering NF 461. Het dekt de volledige levenscyclus van de archieven aan de werkgeverszijde: inbreng, opslag, traceerbaarheid, geprogrammeerde vernietiging. Arkevia vervult de rol van kluis voor de werknemer, maar vervangt geen EAS voor het bedrijf.
In de praktijk heeft een werknemer die zijn salarisstroken op Arkevia raadpleegt, recht op een veilige bewaring met bewijswaarde. De werkgever moet op zijn beurt beschikken over zijn eigen conforme archiveringssysteem om aan zijn fiscale en sociale verplichtingen te voldoen. Voordat je inlogt op de Arkevia kluis, is het nuttig te begrijpen dat deze persoonlijke ruimte slechts een deel van de documentketen dekt.
Inloggen op het Arkevia-portaal: identificatiegegevens, geheime code en accountbeveiliging
Toegang tot de Arkevia kluis verloopt via het portaal myarkevia.com. De verbinding berust op twee verschillende lagen: de klassieke identificatiegegevens en een geheime code voor gevoelige acties.
Inloggegevens
Het account wordt aangemaakt op basis van een uitnodiging van de werkgever. Het e-mailadres en het wachtwoord die bij de registratie zijn ingesteld, vormen het eerste toegangsniveau. In geval van vergeten, biedt de inlogpagina een procedure voor reset via e-mail.
Geheime code Arkevia
De geheime code is een tweede factor, die verschilt van het wachtwoord. Deze wordt door de werknemer ingesteld bij de eerste inlog en dient om gevoelige handelingen te valideren: bulkdownload, wijziging van persoonlijke gegevens, verwijdering van documenten. Deze code kan indien nodig direct via het portaal worden gereset.
Deze dubbele authenticatie beschermt de toegang, zelfs als het hoofdwachtwoord is gecompromitteerd. Enkele voorzorgsmaatregelen versterken de beveiliging van het account:
- Kies een uniek wachtwoord, anders dan die voor e-mail of andere online diensten
- Stel een geheime code in die geen geboortedatum of een voorspelbare cijferreeks bevat
- Controleer de URL van het portaal voor elke inlog om phishingpogingen te voorkomen (het adres moet beginnen met myarkevia.com)
Bewaartermijn van documenten op Arkevia en nieuwe wettelijke verplichtingen
De bewaartermijn is een centraal punt voor een digitale kluis. Arkevia bewaart de gedigitaliseerde salarisstroken voor een termijn die ruimschoots de wettelijke vereisten dekt, vaak aangekondigd als een levenslange bewaring voor de werknemer.
De wet nr. 2026-534 van 25 juni 2026 betreffende de bestrijding van sociale en fiscale fraude heeft artikel L.102 B van het Boek van fiscale procedures gewijzigd. De fiscale bewaartermijn voor veel documenten met bewijswaarde is verlengd van 6 naar 10 jaar voor documenten waarvan de termijn vervalt na 1 januari 2027. Deze verlenging betreft met name facturen.
Voor een werknemer zijn de salarisstroken die op Arkevia zijn opgeslagen, niet direct onderhevig aan deze fiscale maatregel. De verlenging van de termijn versterkt echter de waarde van een digitale kluis voor elk document met bewijswaarde in geval van controle of geschil.
- Salarisstroken moeten minimaal 5 jaar door de werknemer worden bewaard, maar Arkevia behoudt de toegang veel langer
- Arbeidsovereenkomsten en aanvullingen verdienen het om gedurende de gehele loopbaan te worden gearchiveerd
- Werkgeversattesten en certificaten van opleiding kunnen jaren na uitgifte nuttig zijn, met name voor pensioen
Persoonlijke documenten op Arkevia: wat de kluis accepteert naast salaris
De Arkevia ruimte is niet beperkt tot documenten die door de werkgever zijn ingediend. De houder kan zijn eigen bestanden toevoegen: identiteitsbewijzen, bankafschriften, kwitanties, diploma’s. Deze documenten profiteren van hetzelfde niveau van versleuteling en bescherming als de salarisstroken.
Deze mogelijkheid transformeert de kluis in een persoonlijke documentcentralisatie. Een punt om in gedachten te houden: als de werknemer het bedrijf verlaat, blijft de toegang tot de kluis actief. De documenten die al zijn ingediend, of ze nu van de werkgever of de werknemer zelf komen, blijven raadpleegbaar en downloadbaar.
De GDPR-conformiteit van de dienst garandeert dat de werkgever geen toegang heeft tot de persoonlijke documenten die door de werknemer zijn toegevoegd. De ruimte blijft strikt persoonlijk, zelfs als het abonnement door het bedrijf wordt gefinancierd.
De digitale kluis Arkevia dekt dus twee aanvullende functies: de automatische ontvangst van HR-documenten en de vrijwillige archivering van persoonlijke stukken. Met de recente verlenging van de fiscale bewaartermijnen is het hebben van een veilige en duurzame ruimte voor administratieve documenten allesbehalve onbelangrijk.