Un coffre-fort numérique Arkevia est un espace de stockage en ligne, mis à disposition par un employeur, qui reçoit et conserve des documents dématérialisés (bulletins de paie, contrats, attestations). Contrairement à un simple dossier cloud, ce type de coffre-fort répond à un cadre juridique précis, avec des exigences de certification et de durée de conservation qui dépassent largement le simple archivage.
Coffre-fort numérique et archivage électronique : une distinction juridique à connaître
La confusion entre coffre-fort numérique et système d’archivage électronique (SAE) revient souvent. Les deux outils ne relèvent pas du même cadre normatif, et cette différence a des conséquences concrètes sur la valeur de vos documents.
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Le coffre-fort numérique est défini par l’article L.103 du code des postes et des communications électroniques. Il est normalisé par la norme NF Z 42-020 et peut obtenir la certification NF 203. Sa fonction : mettre à disposition du titulaire (le salarié) ses documents de façon sécurisée.
Le SAE, lui, relève de la norme NF Z 42-013 (ISO 14641) et de la certification NF 461. Il couvre le cycle de vie complet des archives côté employeur : versement, stockage, traçabilité, destruction programmée. Arkevia remplit le rôle de coffre-fort pour le salarié, mais ne remplace pas un SAE pour l’entreprise.
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En pratique, un salarié qui consulte ses bulletins de paie sur Arkevia bénéficie d’une conservation sécurisée à valeur probante. L’employeur, de son côté, doit disposer de son propre système d’archivage conforme pour répondre à ses obligations fiscales et sociales. Avant de se connecter à Arkevia coffre-fort, il est utile de comprendre que cet espace personnel ne couvre qu’une partie de la chaîne documentaire.
Connexion au portail Arkevia : identifiants, code secret et sécurité du compte
L’accès au coffre-fort Arkevia passe par le portail myarkevia.com. La connexion repose sur deux couches distinctes : les identifiants classiques et un code secret propre aux actions sensibles.
Identifiants de connexion
Le compte est créé à partir d’une invitation envoyée par l’employeur. L’adresse e-mail et le mot de passe définis à l’inscription constituent le premier niveau d’accès. En cas d’oubli, la page de connexion propose une procédure de réinitialisation par e-mail.
Code secret Arkevia
Le code secret est un second facteur, distinct du mot de passe. Il est défini par le salarié lors de la première connexion et sert à valider des opérations sensibles : téléchargement groupé, modification d’informations personnelles, suppression de documents. Ce code se réinitialise directement depuis le portail si besoin.
Cette double authentification protège l’accès même si le mot de passe principal est compromis. Quelques précautions renforcent la sécurité du compte :
- Choisir un mot de passe unique, différent de ceux utilisés pour la messagerie ou d’autres services en ligne
- Définir un code secret qui ne reprend ni la date de naissance ni une suite de chiffres prévisible
- Vérifier l’URL du portail avant chaque connexion pour éviter les tentatives de phishing (l’adresse doit commencer par myarkevia.com)
Durée de conservation des documents sur Arkevia et nouvelles obligations légales
La durée de conservation est un point central pour un coffre-fort numérique. Arkevia conserve les bulletins de paie dématérialisés pendant une durée qui couvre largement les exigences légales, souvent annoncée comme une conservation à vie pour le salarié.
La loi n° 2026-534 du 25 juin 2026 relative à la lutte contre les fraudes sociales et fiscales a modifié l’article L.102 B du Livre des procédures fiscales. Le délai fiscal de conservation de nombreux documents à valeur probante est passé de 6 à 10 ans pour les documents dont le délai expire après le 1er janvier 2027. Cette extension concerne notamment les factures.
Pour un salarié, les bulletins de paie stockés sur Arkevia ne sont pas directement visés par cette mesure fiscale. En revanche, l’allongement du délai renforce l’intérêt d’un coffre-fort numérique pour tout document ayant une valeur probante en cas de contrôle ou de litige.
- Les bulletins de paie doivent être conservés au minimum 5 ans côté salarié, mais Arkevia maintient l’accès bien au-delà
- Les contrats de travail et avenants gagnent à être archivés sur toute la durée de la carrière
- Les attestations employeur et certificats de formation peuvent être utiles des années après leur émission, notamment pour la retraite
Documents personnels sur Arkevia : ce que le coffre-fort accepte au-delà de la paie
L’espace Arkevia ne se limite pas aux documents déposés par l’employeur. Le titulaire peut y ajouter ses propres fichiers : pièces d’identité, relevés bancaires, quittances, diplômes. Ces documents bénéficient du même niveau de chiffrement et de protection que les bulletins de paie.
Cette possibilité transforme le coffre-fort en un espace de centralisation documentaire personnel. Un point à garder en tête : si le salarié quitte l’entreprise, l’accès au coffre-fort reste actif. Les documents déjà déposés, qu’ils viennent de l’employeur ou du salarié lui-même, restent consultables et téléchargeables.
La conformité RGPD du service garantit que l’employeur n’a pas accès aux documents personnels ajoutés par le salarié. L’espace reste strictement personnel, même si l’abonnement est financé par l’entreprise.
Le coffre-fort numérique Arkevia couvre donc deux fonctions complémentaires : la réception automatique de documents RH et l’archivage volontaire de pièces personnelles. Avec l’allongement récent des délais fiscaux de conservation, disposer d’un espace sécurisé et pérenne pour ses documents administratifs n’a rien d’accessoire.