Um cofre-forte digital Arkevia é um espaço de armazenamento online, disponibilizado por um empregador, que recebe e conserva documentos desmaterializados (holerites, contratos, atestados). Ao contrário de uma simples pasta na nuvem, esse tipo de cofre-forte atende a um quadro jurídico específico, com exigências de certificação e duração de conservação que vão muito além do simples arquivamento.
Cofre-forte digital e arquivamento eletrônico: uma distinção jurídica a conhecer
A confusão entre cofre-forte digital e sistema de arquivamento eletrônico (SAE) é comum. As duas ferramentas não estão sob o mesmo quadro normativo, e essa diferença tem consequências concretas sobre o valor dos seus documentos.
O cofre-forte digital é definido pelo artigo L.103 do código dos correios e das comunicações eletrônicas. Ele é normalizado pela norma NF Z 42-020 e pode obter a certificação NF 203. Sua função: disponibilizar ao titular (o empregado) seus documentos de forma segura.
O SAE, por sua vez, está sob a norma NF Z 42-013 (ISO 14641) e a certificação NF 461. Ele cobre o ciclo de vida completo dos arquivos do lado do empregador: depósito, armazenamento, rastreabilidade, destruição programada. Arkevia desempenha o papel de cofre-forte para o empregado, mas não substitui um SAE para a empresa.
Na prática, um empregado que consulta seus holerites no Arkevia se beneficia de uma conservação segura com valor probante. O empregador, por sua vez, deve ter seu próprio sistema de arquivamento conforme para atender às suas obrigações fiscais e sociais. Antes de conectar-se ao cofre-forte Arkevia, é útil entender que esse espaço pessoal cobre apenas uma parte da cadeia documental.
Conexão ao portal Arkevia: identificadores, código secreto e segurança da conta
O acesso ao cofre-forte Arkevia se dá pelo portal myarkevia.com. A conexão se baseia em duas camadas distintas: os identificadores clássicos e um código secreto próprio para ações sensíveis.
Identificadores de conexão
A conta é criada a partir de um convite enviado pelo empregador. O endereço de e-mail e a senha definidos no cadastro constituem o primeiro nível de acesso. Em caso de esquecimento, a página de login oferece um procedimento de redefinição por e-mail.
Código secreto Arkevia
O código secreto é um segundo fator, distinto da senha. Ele é definido pelo empregado durante a primeira conexão e serve para validar operações sensíveis: download em massa, modificação de informações pessoais, exclusão de documentos. Esse código pode ser redefinido diretamente pelo portal, se necessário.
Essa dupla autenticação protege o acesso mesmo que a senha principal seja comprometida. Algumas precauções reforçam a segurança da conta:
- Escolher uma senha única, diferente das usadas para e-mail ou outros serviços online
- Definir um código secreto que não contenha a data de nascimento nem uma sequência de números previsível
- Verificar a URL do portal antes de cada conexão para evitar tentativas de phishing (o endereço deve começar com myarkevia.com)
Duração de conservação dos documentos no Arkevia e novas obrigações legais
A duração de conservação é um ponto central para um cofre-forte digital. Arkevia conserva os holerites desmaterializados por um período que cobre amplamente as exigências legais, frequentemente anunciada como uma conservação vitalícia para o empregado.
A lei nº 2026-534 de 25 de junho de 2026, relativa à luta contra fraudes sociais e fiscais, modificou o artigo L.102 B do Livro das Procedimentos Fiscais. O prazo fiscal de conservação de muitos documentos com valor probante passou de 6 para 10 anos para os documentos cujo prazo expira após 1º de janeiro de 2027. Essa extensão diz respeito, em particular, às faturas.
Para um empregado, os holerites armazenados no Arkevia não são diretamente afetados por essa medida fiscal. No entanto, o alongamento do prazo reforça o interesse em um cofre-forte digital para qualquer documento que tenha valor probante em caso de fiscalização ou litígio.
- Os holerites devem ser conservados por no mínimo 5 anos do lado do empregado, mas Arkevia mantém o acesso muito além disso
- Os contratos de trabalho e aditivos devem ser arquivados durante toda a carreira
- Os atestados do empregador e certificados de formação podem ser úteis anos após sua emissão, especialmente para a aposentadoria
Documentos pessoais no Arkevia: o que o cofre-forte aceita além da folha de pagamento
O espaço Arkevia não se limita aos documentos depositados pelo empregador. O titular pode adicionar seus próprios arquivos: documentos de identidade, extratos bancários, recibos, diplomas. Esses documentos recebem o mesmo nível de criptografia e proteção que os holerites.
Essa possibilidade transforma o cofre-forte em um espaço de centralização documental pessoal. Um ponto a ser lembrado: se o empregado deixar a empresa, o acesso ao cofre-forte permanece ativo. Os documentos já depositados, sejam eles do empregador ou do próprio empregado, continuam acessíveis e baixáveis.
A conformidade com o RGPD do serviço garante que o empregador não tem acesso aos documentos pessoais adicionados pelo empregado. O espaço permanece estritamente pessoal, mesmo que a assinatura seja financiada pela empresa.
O cofre-forte digital Arkevia, portanto, cobre duas funções complementares: o recebimento automático de documentos de RH e o arquivamento voluntário de documentos pessoais. Com a recente extensão dos prazos fiscais de conservação, ter um espaço seguro e duradouro para seus documentos administrativos não é algo acessório.